Advies

 

Een zaal huren is makkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn een hoop zaken waar u op moet letten als u op zoek bent naar een zaal voor uw vergadering, feest, etc. Hier volgen een aantal tips.

 

   Consumpties

   Kosten

   Ligging

   Muziek

   Personeel

   Tijden

   Vergadering

   Versiering

 

Consumpties

Maak tevoren duidelijke afspraken over de betaling van consumpties. Gangbare mogelijkheden zijn:

- Alle consumpties zijn voor eigen rekening van de gasten

- Consumpties zijn afgekocht tot een van tevoren bepaald bedrag, daarna voor eigen rekening

- Consumpties zijn volledig afgekocht

- Bij drank bestaat ook vaak de mogelijkheid om bijvoorbeeld alleen bier, fris en binnenlands gedistilleerd af te kopen, hetgeen aanzienlijk goedkoper is dan alle drank afkopen

Let op dat er voldoende consumpties aanwezig zijn. Spreek duidelijk af hoeveel u verwacht dat er bijvoorbeeld gedronken zal worden. Niets is vervelender dan een tap waar geen bier meer uitkomt als uw feest nog twee uur duurt.

 

Kosten

Maak vooraf duidelijk afspraken over de kosten en de betalingswijze. Het is natuurlijk altijd raadzaam om pas na afloop te betalen, als u zeker weet dat alles naar wens was. Evenwel zullen veel verhuurders vooraf een borg vragen. Let op of er achteraf nog schoonmaakkosten gevraagd kunnen worden.

 

Ligging

Een zaal moet natuurlijk goed bereikbaar zijn, een mooie ligging is ook belangrijk. Houdt rekening met de doelgroep. Als de gasten met de auto komen zal er voldoende parkeergelegenheid moeten zijn. Een zaal in het centrum van Amsterdam is dan vaak niet handig. Indien de gasten met het openbaar vervoer komen, is dit in feite andersom. In dat geval is bereikbaarheid met bus en tram een pré. Houdt er rekening mee dat locaties buiten de stad wellicht minder aantrekkelijk lijken, maar aanzienlijk in de prijs kun schelen.

 

Muziek

Als u een feest geeft, is de muziek één van de belangrijkste ingrediënten. Kijk altijd zelf hoe de aanwezige geluidsinstallatie is. Is de muziek hard genoeg? Is de kwaliteit in orde? Indien u van plan bent zelf apparatuur mee te brengen, kijk dan tevoren of dit mogelijk is. U zult niet de eerste zijn wiens feest op een mislukking uitloopt door een simpele miscommunicatie over de geluidsapparatuur.

Bij live-bands moet u er rekening mee houden dat deze niet zonder meer overal kunnen optreden. Ten eerste moet de apparatuur wel aan te sluiten zijn. Een podium in een zaal wil niet automatisch zeggen dat hier een band op kan treden. Overleg altijd met de verhuurder. Sommige verhuurders moeten voor live-optredens speciale vergunningen aanvragen.

 

Personeel

Spreek af hoeveel personeel er nodig is om in de behoeften van de gasten voorzien. Is er personeel nodig of regelt u alles zelf?

 

Tijden

Spreek duidelijke aanvangs- en eindtijden af met de verhuurder. Houdt er rekening mee dat Horecagelegenheden niet onbeperkt open kunnen blijven en in sommige gevallen een nachtvergunning moeten aanvragen. Een feest tot diep in de nacht is misschien leuk, maar houdt u er ook rekening mee dat uw gasten nog naar huis moeten?

 

Vergadering

Indien u een vergadering, symposium of conferentie organiseert moet u opletten of er voldoende zitplaatsen aanwezig zijn. Een vergadering waar mensen moet staan is een regelrechte flop. Bij presentaties is het belangrijk te kijken of de apparatuur

hiervoor aanwezig is. Test geluidsinstallaties en projectoren altijd tevoren.

 

Versiering

Versiering kan een hoop doen met een zaal. Besteed hier dan ook aandacht aan. Een armetierig zaaltje dat goed versierd is kan vele malen gezelliger overkomen dan een mooie zaal die kaal en koud is.